إيجاد سكرتارية متمكنة تقدم كافة الخدمات الإدارية والسكرتارية بكفاءة عالية بمكتب عميد الكلية.

ترتبطَ شعبةَ القلمِ السريِ بمكتبِ السيدِ العميدِ إداريا ، وتتولى القيامَ بالمهماتِ والواجباتِ كإصدارِ الكتبِ والأوامرِ الإداريةِ السريةِ الخاصةِ بشؤونِ الكليةِ ومتابعةِ البريدِ السريِ في مكتبِ السيدِ العميدِ ، وإلإجابةُ على الكُتبِ الخاصةِ بذلكَ كما تتولَّى إدارةِ الصادرِ والواردِ السريِ . ومتابعةُ اللجانِ السريةِ التي تشكلُ داخلَ الكليةِ . وتوزيعَ البريدِ الخاصِ بالقلمِ السريِ كلا حسبَ جهتهِ .  ونسخِ الأرشيفِ السري وحِفظهِ  ، وطباعةُ الكتبِ الصادرةِ عنْ مكتبِ السيدِ العميدِ ومتابعةِ الكتبِ السريةِ المستعجلةِ الخاصةِ بالسيدِ العميدِ داخلَ المكتبِ . وحفظ المخاطباتِ ذاتِ الطابعِ السريِ ووضعِ رقمٍ صادرٍ لها مع الحرص ِ على القيامِ بما يسندُ إليها  وتنظيمُ البريدِ السريِ  الصادرِ والواردِ الخاصِ بالسيدِ العميدِ في شؤون ٍ أُخر ، والعناية بتنظيمِ ملفاتِ الحفظِ الخاصةِ بالقلمِ السريِ لجعلِ العملِ يجري سَلساً مُنظماً متسلسلاً منْ حيثُ التواريخُ والتصنيفُ . ثُم تجري أرشفةَ كلِ ما يخصُ القلمُ السريُ بصورةِ دوريةٍ ومستمرةٍ حيثُ تحفظَ نسخةٍ (إلكترونيةٍ) من كلِ كتابٍ لدى مكتبِ السيدِ العميدِ ونسخةٍ اخرى لدى مسؤولِ القلمِ السريِ

مُهمَّات شُعبةِ المُتابَعةِ:

1-متابعة  الأوامر والتعليمات والتوجيهات الصادرة من السيد العميد وتنفيذها سريعاً ما أمكن.

2-تنفيذ الواجبات الاستثنائية التي يتم يأمر بها السيد العميد.

3-متابعة استحصال التّصديق الخاصّ بمحاضر مجلس الكلية من معالي رئيس الديوان المحترم.

4-متابعة البريد بين مكتب معالي رئيس الديوان السري / العاجل والكلية أو الذي يوصي به السيد العميد.

5-متابعة استحصال وإصدار تصديقِ معالي رئيس الديوان على أوامرِ قبول الدراسات الأوَّليَّة والشهادات والجداريات الخاصة بمرحلة الدراسة الأوَّليَّة (البكالوريوس).

٦-متابعة إصدار الأوامر الديوانية وإصدار الشهادات والجداريات الخاصة بمنح طلبة شهادة الماجستير والدكتوراه التي يكونُ توقيعُها مِن مَعالي رئيس الديوان المحترم.

7-التنسيق مع مكتب معالي رئيس الديوان المحترم بِشأن مُخاطباتِ الجهاتِ والوزارات) الرئاسات الثلاثة وبعض الجهات وحسب الصلاحيات الممنوحة لعميد الكلية) فيتم مخاطبتها من قبل معالي رئيس الديوان.

8-متابعة مُتعلقات الكلية في دوائر الوقف السُّني وانجازها.

9-تَلَقَّي الشَّكاوى وتسهيل خطواتِ النظر فيها، وتلقي معاملات التدريسيِّين  والموظفين الاداريين والطلبة والمواطنين على موقع الكلية (الالكتروني) وأرقام الخاصة مكتب السيد العميد.